FILOSOFIA KAIZEN

Kaizen es una palabra japonesa que significa ‘kai’ = apartar + ‘zen’ = para mejorar

Kaizen – en el concepto más puro – es una filosofía de mejoramiento continuo que se realiza día tras día por todos los miembros de una organización en todos los lugares de la organización comenzando con pequeños mejoramientos incrementales hasta dramáticos mejoramiento como parte de la estrategia de la organización Eventos Kaizen

Un evento Kaizen es un taller de trabajo destinado a dar una respuesta rápida y eficiente a un problema. Los eventos Kaizen se basan en observaciones del proceso, en la recolección de datos y cuentan con la participación de miembros claves del proceso.

Estos eventos pueden tener una duración de dos a cinco días con el propósito de discutir el problema, acordar el objetivo a mejorar, identificar las causas que originan el problema, desarrollar tormentas de ideas e identificar las soluciones parar lograr el objetivo deseado.

Elementos a considerar cuando se está planificando un evento Kaizen:

• Identifique problemas medianamente fáciles de manejar en un periodo corto y al mismo tiempo que produzcan un impacto favorable al resolver o mejorar el problema
• Identifique el desperdicio (conocido como MUDA dentro de la terminología Lean) y las actividades que no aporten valor agregado en el proceso
• Identifique y elabore soluciones que impactarán favorablemente los procesos de abajo hacia arriba

Criterios a considerar cuando se evalúan los primeros proyectos a ejecutar usando Kaizen:

• Una real necesidad (dentro de la organización) para mejorar el proceso
• Un proceso simple, estable y que se pueda repetir
• Un proyecto fácil de ejecutar en un periodo de tiempo bien corto
• Un proyecto que tenga mucha ‘visibilidad’ dentro de una unidad o departamento
• Una recolección de data fácil de realizar, por ejemplo, acceso a data histórica, métricas fáciles de identificar y de recolectar.

Quiénes deberían participar:

• Personal que provea o tenga un conocimiento general del proceso de principio a fin.
• Personal que realice el trabajo diariamente y conozca los detalles del proceso
• Establezca con anticipación quienes podrían ser consultados ad-hoc durante la duración del taller de trabajo para aclarar dudas u ofrecer recomendaciones al equipo de trabajo.

Dependiendo del proceso a evaluar – y de la madurez de la organización en cuanto a mejoramiento continuo  – se puede incluir como participantes del evento a representantes claves de la cadena del producto comenzando por los que proveen el material o servicio hasta los clientes externos.

Cómo se ejecuta un evento Kaizen:

• Pregunte todo y cuestione el ‘status quo’ . En lo posible realice sanos cuestionamientos al proceso actual. Intente indagar y explorar el proceso teniendo como epicentro el cliente. Tenga en cuenta que de la forma como se esté realizando el proceso en la actualidad no es el último paradigma.
• Pregunte que se puede hacer, no intente explicar algo que no se puede hacer
• Evite revisión o inspección de productos o servicios, incluya ‘calidad’ (sin defectos) desde el principio
• Resuelva problemas con los equipos de trabajo
• Promueva el principio de que ‘Mejoramiento Continuo nunca termina’

Roles y Responsabilidades

Rol	Participación o Contribución
Sponsor	Aquel que aprueba el evento Kaizen, provee los lineamientos iniciales al objetivo y consideraciones del problema y aporta los recursos necesarios para la ejecución del evento
Moderador	Persona que coordina la planeación en conjunto con el Sponsor, conduce el evento y hace el seguimiento a las actividades con los miembros del equipo de trabajo
Miembros del equipo de trabajo	Los que contribuyen en el evento con su conocimiento y experiencia del proceso en las actividades iniciales, durante y después de la ejecución del evento
Personal de apoyo	Aquellos que ofrecen asistencia durante las actividades del evento o en la logística y planeación del mismo

Como se conduce un evento Kaizen?

En términos generales se debe cubrir lo siguiente:

• Elaboración del Contrato del Proyecto (Project Charter)
• Identificación y asignación del moderador del proyecto y los miembros del equipo
• Recolección de datos (incluyendo métricas actuales del proceso) y los flujos o diagramas del proceso
• Planeación y selección de la semana a ejecutar el evento Kaizen
• Realización del evento Kaizen
• Presentación de los resultados a la Gerencia
• Acuerdo de las soluciones a implementar
• Implementación de la solución
• Desarrollo de planes de control para monitorear los cambios realizados
• Comprobación de métricas  (Antes y Después) para comprobar y determinar el éxito de los cambios implementados
• Comunicación de los resultados
• Celebración de los resultados logrados

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